Initialement conçue pour les comptables et les experts-comptables, Demat’Box est une solution basée sur
le cloud qui simplifie le processus d’échange de documents physiques en intégrant de manière
transparente les factures des clients dans leur système comptable. Elle est très appréciée pour sa capacité
à rationaliser les processus, à économiser du temps et à améliorer la communication avec les clients. En
associant la puissance des solutions d’imagerie de Plustek et la technologie de la plateforme cloud de
Demat’Box, les forces unies visent à offrir un éventail diversifié de solutions de gestion et d’imagerie
documentaire de pointe qui permettent aux professionnels d’améliorer la collecte de documents avec une
extraction de données optimisée et un archivage pour renforcer la productivité opérationnelle.

“Nous sommes absolument ravis d’annoncer l’heureuse intégration de Demat’Box dans la famille Plustek.
Cette acquisition stratégique s’aligne parfaitement avec notre vision de donner aux clients les moyens de
réussir dans leur parcours de transformation numérique, de stimuler l’innovation dans l’industrie et de
favoriser le succès global alors que nous continuons à nous aventurer et à développer des solutions pour
répondre à la facturation électronique”, a déclaré Karen Ku, PDG de Plustek Inc. “Nous sommes pleinement
engagés et assurons une intégration transparente avec nos précieux partenaires de distribution et clients.
Notre engagement primordial est axé sur l’amélioration de l’expérience utilisateur, le renforcement de la
sécurité des données, la promotion d’une communication transparente et ouverte, et l’exploitation de notre
expertise technique exceptionnelle pour autonomiser les entreprises et être à l’avant garde de l’innovation
dans l’industrie.”

Plustek reste fermement dédiée à fournir des produits et services exceptionnels. L’intégration de l’expertise
de Demat’Box renforce davantage la capacité de l’entreprise à répondre aux besoins évolutifs des clients
dans divers secteurs, y compris la santé, la finance, le juridique, le gouvernement et plus encore. Plustek
continuera de conserver les talents clés et le savoir faire technique de Demat’Box, offrant des solutions
axées sur la valeur à leur clientèle diversifiée.

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Au travers de cinq questions, 4 cabinets ont bien voulu témoigner sur la manière dont ils ont appréhendé cette période :  relations clients, télétravail, outils ainsi que les incidences sur les nouvelles organisations à mettre en place.

2. Comment avez-vous conservé le lien avec vos clients ?

3. Comment ont réagi vos collaborateurs et vos clients ?

Cabinet Actif Conseil Perpignan : Dans l’ensemble plutôt bien. Nous avons eu de nombreux témoignages positifs ou des encouragements de la part de nos clients. Les collaborateurs se sont très bien débrouillés. Bravo à l’équipe. Ils se sont engagés à fond et ont su relever le défi sans trop d’appréhension. Nous avons mis en place des réunions Zoom quotidiennes par service, hebdomadaires pour tout le cabinet et des groupes WhatsApp de convivialité ou d’échange professionnels.

Cabinet LBO Experts : Pour les collaborateurs il a suffi de quelques jours d’adaptation pour la mise en place du télétravail : matériel, adaptation des postes de travail à la maison – les méthodes de dématérialisation étant acquises, pas de soucis dans la production et le suivi des dossiers. L’utilisation de Teams nous a permis d’avoir une communication plus fluide entre l’équipe du cabinet. 

Pour les clients : l’interface collaborative efficace est appréciée. Les échanges ont été maintenus par mails et par téléphone. Les rendez-vous bilans ont été tous assurés à distance via l’utilisation des outils de communications (Teams, Zoom) et partage des éléments de discussion via le bilan imagé de MEG.

Cabinet W Audit & Advisory: les collaborateurs ont su rapidement s’adapter et les clients ont été très contents de notre réactivité surtout au niveau social.

Cabinet Sogec : Les collaborateurs ont été rassurés de savoir qu’ils allaient pouvoir continuer à travailler sans trop de difficultés, il n’y a pas eu d’appréhension particulière. Nous maintenions nos réunions hebdomadaires en visio conférence et les échanges au quotidien grâce à WhatsApp pour garder le lien. Les clients ont apprécié notre réactivité et surtout qu’on leur apporte des solutions leur permettant de continuer à nous adresser leurs documents. Ils ont beaucoup apprécié les informations rapides par SMS et l’utilisation simple de nos outils collaboratifs. Tous les rendez-vous clients se sont poursuivis à distance.

4. A la suite de cet événement imprévisible, que pensez-vous de l’accompagnement de de vos partenaires ?

Cabinet Actif Conseil Perpignan : Globalement, nous n’avons eu aucune difficulté particulière à basculer toutes nos équipes en télétravail et nos partenaires ont rendu un service de qualité et identique à une situation normale. Nous sommes satisfaits des partenaires que nous avons retenus pour équiper le cabinet. Nos solutions informatiques et les imbrications des solutions entre elles (Village Connecté) nous ont permis la mise en place du télétravail en instantané et sans perte de service ou de qualité.

Cabinet LBO Experts : Nos partenaires ont été réactifs et à l’écoute – accompagnement assuré par les partenaires du Village Connecté.

Cabinet W Audit & Advisory : Nous avons reçu un accompagnement de qualité en cette période difficile.

Cabinet Sogec : L’accompagnement de nos partenaires a été primordial durant cette période, essentiellement au début, puisque que notre cabinet a depuis longtemps mis en place des serveurs hébergés et des outils d’échanges avec nos clients, nous n’étions pas totalement prêts à un déploiement de masse et rapide. Nous en avons profité pour accélérer le déploiement des Demat’Box, exploiter au maximum les fonctionnalités d’échanges sur notre portail client, et accélérer l’activation des nouvelles fonctionnalités de Mon Expert en Gestion. Tous nos partenaires du Village Connecté ont su faire preuve de réactivité face à nos demandes, et d’innovation dans l’utilisation de leurs outils.

5. Avec un peu de recul, pensez-vous accentuer encore plus la digitalisation de votre cabinet ? Si oui, quels seraient les outils idéaux dont vous auriez besoin ?

Cabinet Actif Conseil Perpignan : On continue et on accentue. La crise nous a fait accélérer et a permis de débloquer quelques freins psychologiques que nous avions en interne plus que chez nos clients (démat des pièces, saisie des variables paye, réunion Zoom, logiciel mode SAAS, etc…). 1 mois après la fin du confinement, 100 dossiers avaient basculé dans une digitalisation complète (200 à ce jour).

Cabinet LBO Expert : Oui, avec l’intégration nécessaire des outils comme teams sur notre espace hébergé pour plus d’efficacité et la formation des collaborateurs à ces outils. Evidemment nous allons renforcer la digitalisation de l’ensemble des dossiers, même s’il reste certains réfractaires.

Cabinet W Audit & Advisory : Je pense qu’il faut des outils simples comme la Demat’Box et un portail fonctionnel. Le choix de quelques outils comme le Village Connecté doit être privilégié.

Cabinet Sogec : Je dois bien avouer que cette période nous a permis d’accélérer la digitalisation de la collecte. Nous avons su en profiter pour passer à l’étape supérieure et amener nos clients vers cette démarche, c’est le côté positif du confinement. La quasi- totalité des clients ont utilisé les outils numériques mis à leur disposition, et continuent aujourd’hui à le faire, puisque nous évitons au maximum de prendre les documents papiers au cabinet. D’ailleurs, nous avons mis une Demat’Box à l’entrée pour que les réfractaires puissent scanner eux même en entrant au cabinet et qu’ils découvrent sa simplicité d’utilisation. Maintenant, il nous faut bien organiser le process, et surtout choisir le mode de transmission le plus adapté selon le profil du client (utilisation de la Demat’Box, application mobile, dépôt sur le portail …), et continuer vers une digitalisation complète de la collecte. Désormais nos offres tarifaires prennent en compte cette dimension numérique. Maintenant que nous avons les bons outils (Village Connecté), le plus difficile reste le déploiement ainsi que la formation des clients et des collaborateurs.

La crise sanitaire a mis en évidence l’importance de la digitalisation dans le cadre de la continuité des activités des cabinets d’expertise comptable. Si de nombreux outils sont aujourd’hui disponibles encore faut-il qu’ils soient compatibles entre eux et suffisamment ergonomiques pour une utilisation simple. Les experts comptables, les collaborateurs et les clients ont montré leur adaptabilité dans l’urgence, mais pour pérenniser cette situation et les accompagner au mieux, les partenaires de la profession doivent redoubler d’efforts dans l’intégration de leurs solutions. C’est ce que le Village Connecté propose depuis maintenant 4 ans.

Nous remercions Emmanuelle Ortuno de LBO Experts, Vincent Fourquet d’Actif Conseil Perpignan, Aurélien Wegmuller de W Audit & Advisory et Stéphane Albinet de Sogec pour leur partage d’informations.

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Aujourd’hui les factures arrivent par divers canaux et obtenir un suivi complet et efficient est un véritable challenge. Nous allons voir comment y remédier avec la solution Demat’Box.

Constat :

Aujourd’hui nous trouvons 2 types de formats : les factures papiers et les factures nativement numériques.

Les premières peuvent vous être transmises principalement de manières suivantes :

• Par la fameuse boîte à chaussures, dont la digitalisation des pièces est faite au sein du cabinet
• Par mail, numérisées avec le matériel de votre client ou bien prises en photo.

Concernant la seconde catégorie, vous pouvez les récupérer soit sur le portail fournisseur de votre client manuellement ou bien il vous les adresse par mail.

Autant de sources différentes qui forcent le cabinet à s’organiser en conséquence et à mettre en place des process dédiés aux modes de transmission utilisés. Il y a là un réel problème de perte de productivité.

Également qui dit modes de transmission différents, dit suivi complexe de tous ces flux entrants. Cela peut conduire à des oublis et / ou des pertes de documents.

La solution Demat’Box vous permet de piloter votre collecte de façon efficiente, en agglomérant de façon simple vos flux de collecte.

La solution Demat’Box :

Avec Demat’Box, 3 solutions sont à votre disposition pour réceptionner les factures de vos clients directement dans votre comptabilité peu importe le format d’origine, et d’en avoir un suivi :

1. Le scanner Demat’Box
2. L’application Demat’Go
3. Demat’Collect (web et mail)

Le pilotage de ces 3 solutions se fait entièrement à distance depuis le portail Demat’Box Connect.

Le scanner Demat’Box est installé chez vos clients et ces derniers n’ont pas accès aux paramétrages de numérisation. Cela vous garantit une qualité de numérisation et une homogénéité pour tout votre parc clients.

Ces factures numérisées arrivent directement dans votre comptabilité. Grâce à l’accusé de réception sur la Demat’Box, vos clients savent instantanément que leurs documents sont arrivés à destination.

L’application Demat’Go s’apparente à une Demat’Box nomade. Grâce à elle, vos clients peuvent vous transmettre leurs documents pendant leurs déplacements. Elle est également dotée d’un accusé de réception.

Pour finir, Demat’Collect (web) vous permet de récupérer automatiquement les factures de vos clients sur leurs espaces fournisseurs. Une fois mis en place, vous et vos clients n’avez plus rien à faire. Dès qu’une facture sera disponible dans l’espace client elle sera envoyée automatiquement dans votre comptabilité.

Demat’Collect (mail) c’est aussi la possibilité de recevoir directement dans votre comptabilité les factures que vos clients reçoivent par email. Pour cela ils devront transférer l’email reçu vers l’adresse que vous aurez définie.

Avec le portail Demat’Box Connect vous visualisez en un coup d’œil l’état de votre parc et si une action de votre part est nécessaire cela est indiqué. Pour les collecteurs un tableau dédié vous permet un diagnostic rapide si une erreur est détectée comme par exemple un mauvais mot de passe saisi. Dans ces deux cas vous avez la possibilité d’en être notifié grâce au système d’alertes. Dans le cas de la collecte web, vous pouvez donner un accès restreint à vos clients pour qu’ils renseignent eux-mêmes leurs mots de passe.

L’historique d’utilisation vous permet d’avoir une réelle traçabilité des documents. Vous y retrouvez la date et l’heure de l’envoi, le service (type de document) utilisé ainsi que la source du fichier.

En choisissant Demat’Box c’est vous assurer une centralisation dans l’acheminement des documents et une traçabilité des flux transitant. Le pilotage de votre parc devient un véritable jeu d’enfants.

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